会社説明会に遅刻するとき・キャンセルするときのマナー
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2015年09月07日更新
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会社説明会に遅刻するとき・キャンセルするときのマナー

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はじめに

就職活動中、会社説明会に遅刻しそうなときや、どうしてもキャンセルが必要になる場合があります。そうした事態が無いに越したことはありませんが、時にやむを得ない場合も多いもの。もしもの時のために、正しい連絡方法を理解しておくことが重要です。

できる限り早いタイミングで、正しい連絡手段で用件を伝えましょう。

【説明会当日】キャンセルや遅刻の連絡が必要な場合

まず説明会当日に何らかの理由で遅刻しそうな場合、やむを得ず急にキャンセルをしなければならない場合の連絡方法です。

連絡手段は必ず電話で行いましょう。当日の連絡は、メールだとすぐに確認をして頂けず、結果的に無断遅刻や無断欠席という状態になってしまう可能性があります。

連絡をする際には

・ 大学名と氏名を述べる
・ 結論を述べる(遅刻or欠席の旨、理由を正直に伝える)
・ 申し訳ないという気持ちをしっかりと伝える
・ 焦らずに丁寧に話す

このようなポイントに気をつけましょう。
また、説明会当日は会場の準備や受付など多くの仕事があるため、直前だと連絡が繋がらない場合があります。連絡の必要がある場合にはできる限り早く連絡するという鉄則を守りましょう。

【説明会前日まで】キャンセルの必要がある場合

また、もしも前日までにキャンセルをしなければいけない場合はメールの連絡でも大丈夫です。必要な場合にはマナーを守って誠実に対応しましょう。

・ メールの件名を必ず入れる
・ 宛先を文頭に記載する
・ キャンセルの旨とその理由を明確に伝える
・ 自分の署名を入れる

といった基本的なマナーを守ってメールをお送りしましょう。また、メールでの連絡は下記のような記載方法で関係に連絡する事を心掛けましょう。

《例文》
タイトル:●月●日説明会キャンセルのお願い(●●大学 ●●●●)
●●●●株式会社
人事部 ●●様

お世話になっております。
●●大学の●●と申します。

●月●日の御社説明会への参加を予定しておりましたが、●●の都合により急遽参加ができなくなってしまいました。つきましては大変恐れ入りますが、キャンセルをさせて頂きたくご連絡をいたしました。

ご多忙中、お手数をおかけし大変申し訳ありませんが、何卒よろしくお願い申し上げます。

●●大学 ●●学部
●●●●(名前)
●●●@●●.●●(メールアドレス)
●●●-●●●●-●●●● (電話番号)

遅刻やキャンセルにより、説明会に参加できなくなるリスクも理解しよう

前述の通り、遅刻やキャンセルは事前連絡を行う事が重要です。一方で正しく連絡をしたとしても一切の遅刻を認めない場合や、キャンセル後再度

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