就職活動時に気をつけたい電話マナーとは
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2015年09月15日更新
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就職活動時に気をつけたい電話マナーとは

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はじめに

就職活動中、電話で企業の採用担当者と連絡をとることが増えます。実はこの電話での受け答えによっても、あなたの印象は大きく変化します。せっかくであれば、正しいマナーを理解して印象をアップさせませんか?

電話をかける・受ける前に気をつけたい前提事項

(1)メモ帳、スケジュール帳が手元にある状態で電話しよう
就活中の電話連絡は、面接の日程に関連することや、何か確認事項がある場合に直接やり取りをする場合が殆どであるはずです。そのため、メモ帳やスケジュール帳は必ず手元においておきましょう。

(2)電話の用件を整理しておこう
慣れないうちは、電話をかけることも緊張する人も少なくありません。簡潔に用件を済ませられるように事前に内容を整理しておきましょう。

(3)なるべく静かなで、電波の良いところで連絡をするように心掛けよう
就活中は移動中に連絡がくることも多いですが、その中で意外と見落としがちなのが電話をする場所。特に駅などで連絡があった場合には周りが雑然としていて会話が聞こえなくなりがちです。急ぎの場合は近くのなるべく静かな場所に移動してからすぐに折り返すなどの対応をしましょう。

電話をかける時のマナー

(1)電話をかける時間が適切か確認しよう
まず、電話をする際には適切な時間帯かを確認しましょう。

以下の時間帯は、不要不急な場合を除いて連絡をしない方が無難です。
・ 忙しい可能性が高い時間帯:9:00〜10:00(出勤直後)、17:00〜18:00(退勤前)
・ 不在の可能性が高い時間帯:9:00以前(出勤前)、12:00前後(昼休憩)、18:00以降(退勤後)
・ 休日の連絡

特に採用担当者側が携帯電話でやり取りしている場合、時間帯、休日問わず連絡をしてしまうケースが時折見られますが、時間をしっかり選びましょう。

急ぎの連絡でどうしても早くコンタクトをとりたいのに電話をかけるには合わない時間や繋がらないという場合には、用件を一先ずメールし、再度電話で連絡をすると良いでしょう。


(2)電話の基本的な流れ

・ はじめ方は【挨拶+名乗る】が基本

Ex. お忙しいところ恐れ入ります。 私、●●大学の●●と申します。


  ・ 用件のある方がいらっしゃるか確認しましょう。

この際、どのような用件で、どなたにご連絡をしたいのかを明確に伝えまし ょう。また、社内に同一の名字の方がいる場合も多いので、部署名を併せて 伝えることを忘れずに行いましょう。

Ex. 面接日程の確認のため、お電話いたしました。
  人事部の●●様は、いらっしゃいますでしょうか?


・ 電話の相手の確認と挨拶をした上で本題に移りましょう。

 取り次いで頂いた場合には、再度挨拶と自分が誰かを名乗ることを忘れないようにしま   しょう。また、どのような用件で電話をしたか、今電話でお話をしても大丈夫かという  ことを確認した上でその後の話を進めましょう。

Ex. ●●様でいらっしゃいますね。
  お忙しいところ恐れ入ります。 私、●●大学の●●と申します。
  本日面接日程の確認のために、ご連絡させて頂きました。
  ただいまお時間よろしいでしょうか?


  もしも、その時にお時間がない場合には再度ご連絡しても大丈夫な時間をお聞きして   おきましょう。

(3)電話の終わり方

電話を切る際にも丁寧な対応が必要です。特に下記2点に気をつけて、終わるように  すると良いでしょう。

・ 日程や確認事項を復唱して間違いがないかを確認しましょう。
・ 忙しい中対応頂いたことに対して、お礼を伝えましょう。


Ex. では、●月●日の●時に、御社●●オフィスの受付にお伺いさせて頂きます。
本日はお忙しい中ご対応頂きありがとうございました。


   そして、電話を切るのは相手が切るのを待ってから切りましょう。 

電話を受ける時のマナー

電話を受ける際には、前述の電話対応の前提および、電話をかける際のマナーも踏まえて対応をしましょう。特に気をつけたいのが以下の4点です

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