就活中の電話マナーとして注意すべき3つのポイント
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2018年04月09日更新
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就活中の電話マナーとして注意すべき3つのポイント

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はじめに

社会人の方と電話でやりとりをする機会の多い就活中。
電話がかかってくる度にどきっとしてしまう方も多いのでは?

アルバイトなどで慣れている方もいらっしゃるかもしれませんが、電話のマナーは意外と重要です。
電話で受ける印象が良いとその後も良い印象で選考を進めてもらえたり、逆に悪い印象を与えてしまうとそれだけでマイナスポイントになることも。

こうやって見ると難しく思えますが、企業との電話で気をつけるべきことはたったの3つだけ。
社会人としての基礎力を磨く第一歩として、まずは電話マナーを身につけましょう。

ポイント・まずは聞き取りやすい環境づくり

電話というコミュニケーション手段は音声が命。
周りがうるさい環境にいたり、はっきりとしない喋り方をしてしまうと相手にとって会話の内容が聞き取りにくくなってしまいます。

突然電話がかかってくると慌ててしまいますが、まずは周りに静かな場所がないかを探しましょう。
どうしても周りにない場合は一度電話に出て、「聞き取りづらいかと思いますので移動後かけ直させて頂けますでしょうか?」と伝えるのも手です。

また、周りがどんなに静かでもこちらの喋り方次第では聞き取りづらくなってしまいます。
できるだけハキハキと、明るい声でやりとりをするよう心がけましょう。

ポイント・最初の5秒で要点を伝える

電話でのコミュニケーションは、メールのように後から確認することはできません。
相手が電話の内容に入って来やすいように、最初の5秒でどういった要件なのかを伝えて心の準備をしてもらいましょう。

1.まずは名乗る(◯◯大学の◯◯と申します)
2.要件を伝える(最終面接の日程の件でお電話させて頂きました)
3.担当者に取り次いでもらう(◯◯部の◯◯様はいらっしゃいますでしょうか?)

最初の5秒ではこれだけ伝えられればOK。

その後担当者に取り次いで貰ったら、予め用意していた内容を簡潔に伝えましょう。
もちろんその際はメモの準備を忘れずに。

担当者が不在だった場合は、戻り時間を聞いてかけ直すと伝えるか、先方の都合のいい時間に電話を貰えるようにお願いしましょう。その場合は自分の出られる時間も伝えておきます。

双方の誤解があるといつまでたっても話せなくなってしまうので、念入りな確認をおすすめします。

ポイント・大切なことは最後に復唱

後から見直すことのできない電話では、その場で最終確認となります。
電話中に重要なことはメモし、最後に復唱することでお互いに誤解を無くすようにしましょう。

面接の調整だけでも、日程・時間(開始時間と集合時間など細かい部分も忘れずに)・持ち物・場所・受付方法など確認すべき項目がたくさんあります。
文章で残せない分、曖昧な部分があると再度電話に対応してもらうなど迷惑をかけてしまうことになります。

お互いに確認が取れたら、電話の目的は終了です。
最後にしっかりとお礼を伝え、お互いに気持よく電話を終えられるようにしましょう。

細かい言葉遣いは気にしない

いかがでしたか?
電話となるとついつい言葉遣いなどが気になってしまいがちですが、最低限普段大人と接している時の敬語が使えていれば、細かい部分は問題ありません

電話を受ける場合も同様です。
最初に名乗り、メモを取りながら相手の問いかけに対応するだけ。

電話越しでも誠実なきもちは伝わります。
はっきりと明るい声で、自信を持って電話対応を行いましょう。

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